A komplex vállalatirányítási, azaz ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerek több modulból épülnek fel, melyek közül a munkamennyiség csökkentését leginkább az úgynevezett dokumentum management (DOC) modul rendszer segíti elő. A dokumentum management rendszer elektronikusan iktatja és továbbítja a vállalathoz beérkező összes bizonylatot a kijelölt jóváhagyó személyek részére.


A szkennelt dokumentum alapján a bizonylat bárhonnan, bármikor megnézhető, igazolható. A szkennelt, tárolt bizonylat bármikor elektronikusan visszakereshető, az eredeti dokumentumnak nem kell vándorolnia az osztályok között, míg igazolásra kerül, nem vész el. A dokumentumok mozgása, története attól lesz valóban menedzselhető, ha figyelemmel lehet kísérni az ajánlatok, számlák, szerződések mozgását az osztályok, személyek között. Ezt az DOC – Dokumentum management rendszer az úgynevezett utaztatás kezelésével oldja meg. Így mindig nyomon követhető, hol akad el a folyamat, hol vannak a kritikus pontok.

A DOC nyomon követi az ügyfelekkel és projektekkel kapcsolatos összes eseményt a szkennelt bizonylatok elektronikus nyilvántartása útján. Ezek a dokumentumok az ügyfélnyilvántartás rendszeren keresztül, az ügyfélhez kapcsolva, egy gombnyomásra megtekinthetők. Az ügyletekkel kapcsolatos telefonbeszélgetések, faxok és levélváltások, illetve megbeszélések, az időpontok és a felelősök feltüntetésével regisztrálhatók. Emellett a rendszer ellátja a hagyományos iktatókönyvi feladatokat is. Nyomon követi a kapcsolattartás minden mozzanatát. A dokumentum management rendszerhez kapcsolódik az elektronikus bizonylatigazolás, mellyel a felelősök távoli telephelyről, projekt területről, külföldi irodából is igazolhatják a szkennelt bizonylatokat, szerződéseket, teljesítési jegyzőkönyveket, számlákat. A dokumentum fajtája alapján a workflow további lépéseit automatikusan kezeli a rendszer az alapján, hogy mit tartalmaz az ERP bevezetésekor megalkotott Standard Operation Procedures (SOP) kézikönyv, amely pontosan meghatáro za a vállalat működésének felépítését, folyamatait. A DOC modul támogatja a papírmentes iroda megvalósítását: a szoftver által előállított bizonylatok, kimenő számlák, egyenlegértesítők, kompenzáló levelek és az összes egyéb irat, feljegyzés, nyilvántartás PDF formában készül el és elektronikus úton, az iktatási rendszerben kerül továbbításra. Rendszerünket azért hoztuk létre, másfél évtizeddel ezelőtt, hogy egy olyan egységes és korlátlanul bővíthető rendszert biztosítsunk partnereinek részére, amellyel nagyban csökkenthetik az adminisztrációra fordított időt, energiát és kiadást, valamint nagymértékben növelhetik a vállalatuk pénzügyi helyzetének áttekinthetőségét.

Arányi Sándor ENIAC, ügyvezető-tulajdonos