A dokumentáció pontos és naprakész vezetése a hatékony ingatlanüzemeltetés egyik legfontosabb része. ahhoz, hogy az ingatlan feltöltésé hez szükséges kreatív munkára tudjon a menedzsment koncentrálni, a dokumentáció kezelését automatizálni kell. nemcsak a mindennapi munkában, üzemeltetésben, hanem a tervezésben és a tulajdonos felé történõ naprakész riportolásban is óriási segítséget jelenthet az automatizálás, melyre megoldást a vállalatirányítási rendszerek külön erre a területre specializált változatának integrálása nyújt.
Mit nyújthat egy ilyen szoftvercsomag az úgynevezett FM cégek számára?
A property management szoftvercsomagban történik az ingatlan hasznosításához és üzemeltetéséhez kapcsolódó bérleti és szolgáltatási szerzõdések naprakész nyilvántartása. A számlázási rendszer kialakításának köszönhetõen egyszerû és megbízható módon válik lehetõvé havi rendszerességgel történõ nagy mennyiségû számla automatikus kibocsátása továbbá az elszámoláson alapuló kommunális költségek számlázása is. A kommunális és az egyéb üzemeltetési díjak tetszés szerint területi arányosításban is rögzíthetõk. A szerzõdésrendszerben beállítható különféle rugalmas számlázás elszámolási idõszakok megengedik ügyfelenként eltérõ periódusok kezelését egyben megõrizve a szerzõdés történetiségét is. A bérleti díjakban történõ változások a változás százalékértékének meghatározásával egy lépésben, gyorsan és megbízható módon átvezethetõek az aktuális szerzõdésértékeken. A különbözõ idõszakra vonatkozó bérleti díjak és a kapcsolódó kauciós tételek nyilván artását is tartalmazza a rendszer (hónap, negyedév, év) területi egységenként forintban és devizában. A devizaalapú szerzõdések esetén igény szerint megadható egy mindenkori fix vagy egy változó árfolyam is, melyet a program az aktuális deviza nyilvántartásból regisztrál, kizárva a tévedés lehetõségét. A díjtételváltozások nyomon követésének köszönhetõen a szerzõdések történetisége megõrzésre kerül, a változások átvezetése egyedileg szerzõdésenként és meghatározott csoportokra is végrehajtható. Ez utóbbira lehet jó példa a júliusi áfaemelés, melyet egy paraméter módosításával lehet átvezetni az összes szerzõdésre, illetve számlára. Mindezzel lehetõvé válik a precíz nyomon követhetõség.
Az ügyfélnyilvántartóban rögzíthetõk a bérlõk azonosító számai (adó, EU szám) bankszámlaszámok, címek, több elérhetõségi cím esetén meghatározva a címek típusát is, így például a számlázási és levelezési címet valamint a székhelyet, kontakt személyek beosztásukkal és elérhetõségükkel együtt. A partner adatait tartalmazó inforációs ablakon keresztül érhetõk el az ügyfél szerzõdéses adatai, a bérelt területek száma, nagysága, az aktuális díjtételek. Az Ügyfélnyilvántartás modul bázisa lehet egy racionálisan és költség hatékonyan mûködõ ügyfélszolgálati rendszer tevékenységének.
A dokumentum management rendszer nyomon követi az ügyfelekkel és projektekkel kapcsolatos összes eseményt a szkennelt bizonylatok elektronikus nyilvántartása útján. Ezek a dokumentumok az ügyfélnyilvántartás rendszeren keresztül, az ügyfélhez kapcsolva, egy gombnyomásra megtekinthetõk. Az ügyletekkel kapcsolatos telefonbeszélgetések, faxok és levélváltások, illetve megbeszélések, az idõpontok és a felelõsök feltüntetésével regisztrálhatók. Emellett a rendszer ellátja a hagyományos iktatókönyvi feladatokat is: irattár kezelése, érkezés/kiküldés módjának, idejének megadása. A dokumentum menedzsment rendszerhez kapcsolódik az elektronikus bizonylatigazolás, mellyel a felelõsök távoli telephelyrõl, projekt területrõl, külföldi irodából is igazolhatják a szkennelt bizonylatokat: szerzõdéseket, teljesítési jegyzõkönyveket, számlákat,
Property nyilvántartás
A szerzõdés modulhoz szorosan kapcsolódva a rendszer nyilvántartja az ingatlanok és objektumok ingatlanüze-meltetési paramétereit (pl.: cím, méret, felszereltség, fekvés, használat státusza stb.), valamint követi és jelenti az adott objektum idõszakonkénti kihasznált-ságát. Az objektumhoz kapcsolódó napi feladatok üteme-zését adott idõponthoz való rendelését, határidejét, követhetjük nyomon az ütemezés modulban. A pénzügyi feladatok mellett a szerzõdéssekkel kapcsolatos feladatok (pl. szerzõdések hosszabbítása, indexálása, telefonhívás), az elvégzendõ karbantartási munkákra történõ figyelmeztetés, a különbözõ határidõk is itt kerülhetnek rögzítésre. Mindehhez szorosan kapcsolódik az emlékeztetõ funkció. Az ütemezés modul segítségével a cég workflow feladatainak menedzsmentje is könnyen megoldható.
Tervezés, elemzés
Az ingatlanszektor számára külön hangsúlyt kell fektetni a szerzõdések adatai alapján készíthetõ hosszútávú elemzésekre, elõsegítve a pontos tervezhetõséget és a megtérülõ beruházásokat. Mód van arra, hogy a szerzõdéses állomány értékeit párhuzamosan összehasonlítsuk a számlázott adatokkal és a ténylegesen befolyt befizetésekkel. A kimutatások a felhasználó igényeinek megfelelõen levetíthetõk projektekre, ügyfelekre, bérlemények szintjére. A komparatív tanulmányozás alapján könnyebben tervezhetõk a jövõbeni tendenciák, pontos elõrejelzés készíthetõ egy-egy projekthez. Mindez lehetõvé teszi a cash flow és a különbözõ rövid- és hosszú távú likviditási kimutatások készítését is. A kimutatási rendszer a törvényi elõírásoknak megfelelõ mérleg- és eredménykimutatás-formátumokon túl, biztosítja a személyre szabott, egyedi felépítésû, adott esetben külföldi tulajdonos által elvárt riportolási lehetõséget elsõdleges és másodlagos devizában, magyar vagy idegen nyelven, akár konszolidált adatokra vonatkozóan is. Fontos, hogy az ingatlanüzemeltetési szoftver bármely nemzetközi gazdasági rendszerben kezelhetõ legyen, mind az Európai Unióban, mind az Egyesült Államokban.
Arányi Sándor ügyvezetõ-tulajdonos
ENIAC Computing
