A válságos időszakban az uniós támogatások generálhatnak beruházásokat, vagy legalább a munkaerő megtartását támogathatják. Olyan forráshoz lehet jutni, amelyet bizonyos feltételek teljesülése esetén nem kell visszafizetni. Az uniós projektek azonban nehézséget is magukban hordoznak.


Annak ellenére, hogy minden támogatási szerződés, operatív program eltérő feltételeket támaszt a kedvezményezettel szemben, bizonyos alapelvek, szabályok általános érvényűek.
A projektek szakmai megvalósítása, szakmai előkészítése alapfeladat, a hibák nem is itt szoktak bekövetkezni. Az adminisztráció és a költségek elszámolása annál kritikusabb!
Néhány olyan nehézséget próbálunk ismertetni, melyek kis energiabefektetéssel könnyen kezelhetővé válik.

Az előkészületek
Aszámviteli rendszert úgy kell kialakítani (átalakítani), hogy a felmerült költségeket, tételeket a pályázati elszámoláshoz szükséges struktúrában és mélységben lehessen kinyerni belőle. Ezt már az előkészület során meg kell tenni, hogy az első számlát is helyesen, késedelem nélkül le lehessen rögzíteni. Ha nem tudjuk azonnal kimutatni a költségeket a megfelelő struktúrában, a végelszámolásnál komoly többletmunkát jelenthet az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése!

Szintén fontos az elkülönített számviteli és pénzügyi nyilvántartás kialakítása, például a projektre felmerült, de nem támogatott költséget is a projekt részeként ajánlott kezelni, a támogatott költségektől elkülönítetten.

Sok másolópapír, idő és energia megtakarítható a dokumentációs folyamat leszabályozásával, a monitoring rendszer ésszerű kialakításával és betartásával. Kötelezően előírt az egységes monitoring rendszer (EMIR) de ez gyakran nem elégséges a kedvezményezett nyilvántartásaira!

A költségek elszámolása
A számviteli törvény két rendelkezése egymásnak ellentmondhat, ha a pályázatunk elszámolása két éven áthúzódik. Az egyik alapelv, az összemérés elve, azaz a bevételeknek és a hozzá tartozó költségeknek azonos időszakban kell felmerülniük.

A másik szabály, hogy a támogatásból származó bevételeket csak a pénzügyi teljesülés időpontjában lehet bevételként elszámolni.

Ha a pályázattal kapcsolatos felmerült költségek és a bevételek más időszakban merülnek fel, akkor valamelyik elvnek szükségszerűen sérülni kell. A következmények átgondolása és a döntés meghozatala szakmai tapasztalatot, hozzáértést követel, ilyenkor is segíthet egy konzultáció.

A költségeket egy olyan költségmodell alapján lehet felosztani, melyet a projekt egésze során változatlanul kell megőrizni. Ehhez célszerű egy olyan egyszerű és átlátható költségmodellt kidolgozni, mely jól dokumentált vetítési alappal arányosan osztja fel a költségeket. Ha az elszámolható költségek jelentős részét teszik ki a személyi jellegű költségek, nagyon fontos előre tisztában lenni azzal, hogy a választott költség elszámolási modell milyen követelményeket ír elő az elszámolással kapcsolatban. Például sokkal jobban indokolható az EU felé a projekten töltött tény munkaórák alapján elszámolt költség, mint amikor egy munkavállaló bérének adott százalékát előre rendelik a projekthez. Ezen kérdések előzetes tisztázásával sok kellemetlenség spórolható meg.

Árfolyamok: A kötelezően előírt árfolyam szinte biztos, hogy eltér a kedvezményezett számviteli politikájában választott árfolyamtól, esetleg a hazai jogszabályokban előírt árfolyam alkalmazástól is. Készüljünk fel, hogy ezt is helyesen kezelhessük!

Konzultáció
A projektek adminisztratív terheket jelentenek a kedvezményezett szervezetekre, a pontos dokumentáció elengedhetetlen. Ha a teendők végrehajtása során bizonytalanság lép fel, célszerű a szerződő hatóság véleményét előre beszerezni, mert utólag nem biztos, hogy azonosul a kedvezményezett megítélésével. Azzal számolni kell, hogy az állásfoglalásra várni kell, ezzel a projekt megvalósulásának időpontja is csúszhat.

Ilyen kérdésekben nyújthat önnek stabil támaszt a projekt könyvvizsgálója, vegye igénybe támogatását!

Honti Péter, ügyvezető igazgató, Interauditor Kft.