KORÁBBI ÉVEK HAGYOMÁNYAIT FOLYTATVA IDÉN JANUÁRBAN ISMÉT MEGRENDEZTÜK A CMBP KÖNYVKLUBOT, MELYNEK ALAPJÁUL SZOKÁS SZERINT EGY, A CMBP CSAPATA ÁLTAL INSPIRÁLÓNAK ÉS ELGONDOLKODTATÓNAK TARTOTT KÖNYVET VÁLASZTOTTUNK. AZ EST KERETÉN BELÜL BESZÉLGETÉST SZERVEZTÜNK A TERÜLETEN JÁRTAS SZAKÉRTŐK KÖZREMŰKÖDÉSÉVEL, MELLYEL NEM TITKOLT CÉLUNK A TAPASZTALATOK MEGOSZTÁSA ÉS A KÖZÖS GONDOLKODÁS ELŐSEGÍTÉSE VOLT.

Projektek sikeres és hatékony megvalósításának titkát jártuk körbe Mészáros Antónia, az UNICEF Magyarország vezetőjének moderálása és meghívott szakértőink, Csoma András, a MetMax Europe Zrt. társtulajdonosának és vezérigazgatójának, Sztankó Attila, a Kometa 99 Zrt. CFO-jának és Pőcze Balázs, a MITO Group Zrt. egyik alapítójának személyes tapasztalatai mentén, valamint a hallgatóság aktív közreműködésével. A beszélgetés kiindulásaként Dan Gardner és Bent Flyvbjerg szerzőpáros Megvalósítás hatékonyan – Lépjünk túl a projektek sorsát megpecsételő buktatókon! című könyve szolgált. Flyvbjerg vezető megaprojekt-szakértő (megaprojektként definiálja az egymilliárd USA dollárnál magasabb költségvetésű projekteket), hosszú évek munkájával felépített projektadatbázisa alapján kereste a választ arra, hogy mely tényezők határozzák meg egy adott terv diadalát vagy bukását. Az est keretein belül hasonlóra vállalkoztunk, részvevőink közelebbi és távolabbi környezetében megélt projektek tanulságaival kiegészítve a könyvben bemutatott történeteket.

A mindenféle értelemben vett hatékonyságra egyre inkább kiélezett világunkban igen releváns problémáról beszélgettünk, a szerzők kutatása szerint az esetek átlagosan 91,5 százalékában a nagyszabású beruházások rémálomszerű fiaskóvá válnak: nem készülnek el határidőre, és/vagy jelentősen túllépik a tervezett költségvetést. Nem meglepően ide tartoznak az 1960 óta rendezett olimpiák, de a világ szinte összes nagyvárosában találni példát ilyen projektekre. Az építészet történetének egyik legnagyobb, 1400 százalékos költségtúllépése a Sydney-i Operaházhoz kötődik, ahol az építési idő háromszorozódott, az építésznek pedig még műve elkészülte előtt el kellett hagynia az országot, ami egyben karrierje véget is jelentette. Elszabaduló beruházásokért azonban nem kell Ausztráliáig mennünk, egyéni szinten jelentős költségű és következményű projektté tud fajulni akár saját konyhánk egyszerűnek tervezett felújítása, amely a többszintes házunk teljes felújításában végződhet.

A beszélgetés részvevői hamar egyetértettek abban, hogy a kutatás eredményéhez hasonlóan az általuk közelebbről vagy távolabbról látott nagy méretű (hazai viszonyok között értve, legalább egymilliárd forintos költségvetésű) projektek általában szintén nem a tervezett időn és/vagy költségvetésen belül készülnek el, amely számos esetben nehézség elé tudja állítani az adott csapatot és céget. Szóba kerültek tapasztalatok elhúzódó vállalatirányítási rendszer bevezetéstől egészen a családi nyaraló igényesen sikerült, ám szintén hosszadalmas és kibővült költségvetéssel végződő felújításáig. Ugyanakkor véleményük szerint a világátlag 8,5 százalékával szemben a hazai projekteknek jóval nagyobb része valósul meg a tervezett kereteken belül.

Vajon milyen tényezők vihetnek ennyire félre egyes projekteket? A szerzőpáros szerint a válasz a pszichológia és a hatalom környékén keresendő. A projektek méretéből, összetettségéből és kockázatából fakadóan az érintettek gondolkodásában fokozottan érvényesülhetnek különféle torzítások, ezek a forrásokért és pozíciókért való versengés hatásaival kiegészülve jelenhetnek meg döntéseikben és egyáltalán a helyzet felmérésének minőségében. Gyakori a túlzott egyediség feltételezése, így korábbi projektek tapasztalatainak figyelmen kívül hagyása, túlzottan optimista hozzáállás a feladathoz és a saját képességekhez, a körültekintés hiánya, gyorsan remélt látható eredmények érdekében a tervezés elnagyolása, elsietett döntéshozatal, azonnal megkezdett kivitelezés, ragaszkodás az elsüllyedt költségekhez vagy önös célok miatti félrevezetés.

Hazai példákat elemezve szakértőink a szerzőpáros megállapításaihoz hasonló tényezőket azonosítottak a nem a tervek szerint megvalósult projektek okaiként. Jellemző a speciálisabb tudást vagy tapasztalatot igénylő feladatokhoz a résztvevők lelkesedésből is fakadó túlzottan optimista hozzáállás, ebből eredően a tervezés során a szükséges idő és költségek alulbecslése, emellett felmerült a magyarok talán átlagnál erősebb eltántoríthatatlansága is. Ugyanakkor az is előfordulhat, hogy egy megrendelő tevékenysége a valóságban jóval összetettebb a saját területén igencsak jártas beszállító előzetes felméréséhez képest, így megvalósítás közben kell a szükséges új megoldásokat kidolgoznia, ez pedig az előzetes felkészülés ellenére is lassítja a projekt befejezését.

A megaprojektek csupán 0,5 százaléka valósul meg határidőn és költségvetésen belül, egyúttal a tervezett hasznosság elérésével – ennek remek példája a bilbaói Guggenheim Múzeum felépítése –, ugyanakkor meghívott vendégeink számos sikeresen megvalósult, hazai viszonylatban nagy méretű projekttel találkoztak pályafutásuk során. Egyik szakértőnk ipari gyártócsarnokuk építését emelte ki példaként, amely abszolút az előzetesen tervezett keretek között készült el. Ebben fontos szerepe volt annak, hogy a társaság korábban már hajtott végre hasonló beruházást, így tudott megbízható forrásból származó és releváns tapasztalatokra támaszkodni a tervezés kapcsán, emellett csapata is jártassággal rendelkezett ilyen típusú projektek előkészítése és megvalósítása terén.
A korábban megszerzett tudás nemcsak a pontos tervezést támogatta, hanem a csapat számára lehetőséget adott a fejlődésre a megvalósítás hatékonyságát tekintve.

A könyv végén a szerzők kiemelik az eredményeik alapján a hatékony projektvezetés további főbb összetevőit, köztük i) az adott területen tapasztalt és sikeres vezető, valamint összeszokott csapatának szerepét ii) a projekt okának, a projekt által szolgálni kívánt célnak szem előtt tartását, iii) egy nagy és komplex munka helyett törekvést kisebb, egyforma részek összeillesztésére (modularitás), iv) az alapos, kockázatokat figyelembe vevő tervezést követő gyors megvalósítást, valamint v) a képességet a kritikus gondolkodásra és a külső nézőpont felvételére.

Zárásként szakértőink véleménye szerint is a sikeres projektek kulcsa az azt megvalósító emberekben rejlik. Egy jó ötletet egy középszerű csapat jó eséllyel el tud rontani, miközben egy középszerű ötletből egy kiváló csapat jóval többet tud kihozni, vagy egy annál jobb megoldással előállni. Vezetőként fontos energiát szánni a csapat gondos összeállítására, az emberek összefogására és lelkesedésük fenntartására, ahogyan azt a Heathrow repülőtér 5. termináljának megépítése is bizonyította.

A CMBP-nél osztozunk vendégeink és a szerzők projektekkel kapcsolatos meglátásaiban: úgy gondoljuk, hogy érdemes nagyot álmodni, ezzel együtt fontos kellő energiát szánni az alapos körültekintésre, átgondolt tervezésre, előkészületekre, valamint kritikusan állni saját gondolatainkhoz, hogy ezek az álmok gyorsan, sikeresen és hatékonyan valósulhassanak meg.