Egy cégtulajdonos számára az a legideálisabb állapot, ha úgy tudja ellenőrizni és irányítani vállalatát, hogy közben marad elég ideje az innovációra, az értékesítésre és a marketingre, tehát a cég meg tudja őrizni azt a lendületet, amivel sikerült eljutnia addig a pontig, hogy a mindennapi működés hatékony informatikai háttér nélkül áttekinthetetlenné vált.


Egy vállalatirányítási rendszernek amellett, hogy a működés hatékonyságát segíti, már puszta bevezetése is számos előnnyel jár. Miután egy cég tulajdonosa eldönti, hogy a rendszert alkalmazni fogják, az első lépés a legkritikusabb. Meg kell alkotni ugyanis az úgynevezett Standard Operation Procedures (SOP) kézikönyvet, amely pontosan tartalmazza a vállalat működésének felépítését, folyamatait. Sok cégnél a gyors fejlődés okán ezek a folyamatok, jogosultsági szintek nincsenek lefektetve a vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt, ezért már önmagában is hasznos, hogy a napi üzletmenet monotonitásától hátralépve, a cégvezetés és a tulajdonos áttekintse a működés szabályait. Természetesen a vállalatirányítási rendszert hozó szoftvercég – építve a korábbi tapasztalatokra – segítséget nyújt a kollégáknak feladataik pontos meghatározásában és a kapcsolódási pontok feltárásában. Elkészül tehát egy kézikönyv, ami újabb tevékenységek beindulásával könnyen bővíthető, illetve a piac változásával módosítható. A SOP alapján a vállalatirányítási rendszer gazdája kis időre visszavonul és elkészíti, leprogramozza a megrendelőre szabott szoftvert. Ez általában meglévő modulok megfelelő egymáshoz illesztésével, illetve cégre szabott megoldások beépítésével történik. Ezt követően szakemberek segítségével a rendszert bevezetik a mindennapi működésbe. Az itt vázolt folyamat ugyan munkaigényes a cég alkalmazottai és tulajdonosa részéről egyaránt, de a későbbiekben jelentkező időmegtakarítással ez bőven megtérül. Mire képes maga rendszer? Alapvetően kétféle út között választhat a tulajdonos. Vagy terméket, vagy szolgálta-tást vásárol. Mi mindenképp a szolgáltatásszerűen működő rendszereket ajánljuk, ugyanis ezzel költséghatékonyan lehet szoftveralapra helyezni az irányítást és a működés biztonsága is garantált. A szolgáltatás lényege, hogy a vállalatirányítási szoftver bevezetése mellé társul egyrészt az automatikus maintanance, tehát a rendszer adaptálását követően nemcsak az esetleges hibákat javítja a szolgáltató, de a további fejlesztéseket is végrehajtja. Ennél is fontosabb a szolgáltatás úgynevezett HOSTING része, ami kiterjed a cég teljes informatikai rendszerére. Összefoglalva: a megrendelő számítástechnikai hátterét teljes egészében a HOST biztosítja, mely cég megegyezik a vállalatirányítási rendszert adó szoftvercéggel. Ez azt jelenti, hogy a megrendelő IT-beruházások nélkül tud használni egy minden igényt kielégítő, méretkorlát nélküli szerverparkot gyors internetkapcsolaton keresztül. A termék és a szolgáltatás összekapcsolása az egyszerűség mellett azért is előnyös, mert a vállalat-irányítási rendszer bevezetése nem egyszeri, nagyobb összegű beruházással történik, hanem havi szolgálta-tási díj mellett. A vevő nemcsak az irányítás hatékony-ságával takarít meg pénzt, de az informatikai beruházá-sok költségét is minimum szintre tudja leszorítani.

Korábbi megjelenéseinkben már részleteztük, és a jövőben is tovább fogjuk boncolgatni a hatékony vállalatirányítási rendszerek funkcióit. Lényegében a rendszer minden egyes mozzanatát végigkíséri a vállalati működésnek: számlákat állít ki, könyvel, feladatokat oszt meghatározott paraméterek alapján, projekteket kezel, figyeli az aktuális teljesítések és a tervek közti kapcsolatot és jogosultsági szintek alkalmazásával megszünteti a visszaélések lehetőségét. Minderről folyamatosan tájékoztatja a menedzsmentet és a tulajdonost, akik könnyen áttekinthető kimutatásokon keresztül kísérhetik figyelemmel a működést anélkül, hogy manuálisan be kéne avatkozniuk. Ezzel elérik a felvezetőben leírtakat: Úgy tudják ellenőrizni és irányítani a vállalatot, hogy közben marad elég idejük az innovációra, az értékesítésre és a marketingre, tehát a cég meg tudja őrizni azt a lendületet, amivel sikerült eljutnia addig a pontig, hogy elkerülhetetlenné vált a hatékony vállalatirányítási rendszer, szolgáltatás bevezetése.

Mindezek ismeretében a leggyakrabban feltett kérdés a cégtulajdonosok részéről a következő: Mi garantálja, hogy a vállalatirányítási rendszer bevezetésével és a HOSTING szolgáltatás igénybevételével a vállalkozás adatai nem kerülnek illetéktelen kezekbe?

Sokan úgy vélik, hogy ez a vállalatirányítási rendszerek Achilles-sarka, pedig nem így van, sőt! Ha a vállalat tulajdonosa a fent említett szolgáltatási csomagot igénybe veszi, tehát – ahogy mondani szokták – a vasak kikerülnek az irodából, akkor az adatok elérhetetlenné válnak azok számára, akiknek nincs hozzáférésük, a hozzáférés pedig egyik percről a másikra le is tiltható, ha a tulajdonos erre utasítást ad. Arra is lehetőség van például, hogy az adatok a világ másik felén legyenek tárolva anélkül, hogy ezzel a kapcsolódási sebesség lelassulna. Persze a vállalatirányítási rendszerm és a HOSTING szolgáltatóját csak a megfelelő referenciák mellett szabad alkalmazni. Ez egy bizalmi viszony, hasonlatos ahhoz, mint ami a könyvelő és a vállalkozás tulajdonosa között épül ki. Biztos vagyok benne, hogy „informatika és irányítás” című cikksorozatunkkal ennek a bizalomnak az alapjait sikerül lefektetnünk.

Arányi Sándor, ügyvezető-tulajdonos, ENIAC COMPUTING