Az adózással kapcsolatos szolgáltatások minőségéről gyakran csak jelentős késéssel kap visszajelzést a vállalkozó. Amikor kiderülnek a problémák, akkor már csak tűzoltásra és újraépítésre van lehetőség. Ebben a rövid cikkben arra keresünk választ, hogyan növelhető a biztonság, vajon a belső könyvelés, vagy a kiszervezés a hatékony megoldás, illetve milyen ellenőrző funkciókat lehet beépíteni a rendszerbe?


Rögtön felmerül a kérdés: alkalmazott könyvelő, vagy kiszervezett vállalkozó?

A belső könyvelés nagy előnye, hogy a könyvelést végző személy(ek) figyelme osztatlanul az adott társaság dolgaira összpontosulhat. Ez persze nem zárja ki a túlterheltség, létszámhiány lehetőségét főleg, ha a feladatok sokrétűek és kevés személy végzi a számviteli, pénzügyi és kontroling feladatokat egyben. Tovább nehezíti a belső könyvelés megbízható működtetését, ha kis létszámú 1-2 fős ?csapat? látja el a feladatokat, mert a szakmai konzultációra csak korlátozott lehetőségük van, gyakrabban maradnak a kollegák egyedül a problémáikkal. A fontosabbakat kérdéseket megbeszélik oktatásokon és segítséget kérnek, de a ?kisebb? jelentőségűeket esetleg eldöntik saját hatáskörben.
A legnagyobb hátrány a belső könyvelésnél, hogy a munkavállalókra gyakorlatilag nem hárítható át a tévedés következménye.
A kiszervezett könyvelésnél a legnagyobb kockázatot a könyvelést végzők személyes leterheltsége, figyelmük megoszlása jelenti, ezen kívül a kiszolgáltatottság bizonyos foka, ami abból származik, hogy a menedzsment nem rendelkezik utasítási jogkörrel, csak a megbízó elvesztésének lehetősége fenyegeti a vállalkozót.
Mindkét esetben megfelelő biztonsági ellenőrzést szükséges beépíteni a rendszerbe, melynek első lépése a valóban független könyvvizsgáló kiválasztása. Minden esetben célszerű elkerülni, hogy a könyvvizsgálót a könyvelő javasolja, ?mert vele tudott eddig is jól együttműködni?. Ha netalán a két ismerős cég együttesen még kedvezőbb ajánlatot is tud adni a ?komplex csomag? rendelése esetén, azt külön intő jelként kell értelmezni.
A második biztonsági elem az ügyvezetés rendszeres (havi, de legalább negyedéves) konzultációja a könyveléssel, adótanácsadóval vagy könyvvizsgálóval. Egy kötetlen szakmai beszélgetés során olyan kérdések is felmerülnek, amikből a felek jobban megértik egymás szándékait, problémáit, mindegyik fél jobban oda tud figyelni a másikra.
Ha számviteli, pénzügyi területen a legkisebb kétsége van a rendszere helyes működéséről, célszerű ezeket kivizsgálni és a nehéz döntéseket gyorsan meghozni, végrehajtani. Az idő mindig ellenünk dolgozik!
A feladatokat ellátó személyek – legyenek munkavállalók, vagy vállalkozók – a szakmai minimumot teljesítik, ha a törvényi szabályozás betartásával körültekintően végzik munkájukat.

A szolgáltatásokat végzők akkor teremtenek igazi értéket, ha a megbízójuk részére vagy

-    segítenek a jövedelmezőség megtartásában, növelésében;
-    esetleg a már felhalmozott vagyon biztonságosabb megőrzésében;
-    vagy időmegtakarítást eredményez munkájuk.

Ehhez a felelősségteljes együttgondolkodás, egymás megértése lehet a helyes út.
Természetesen az ügyvezetés részéről is elvárás, hogy kellő energiát fordítson a számviteli és pénzügyi területekre. Ha ezek a tevékenységek, mint ?költségcentrum? szerepelnek, az ugyan számvitelileg helyes szemlélet, de kiemelt, stratégiai fontosságuk miatt az eredményeiket erkölcsileg és anyagilag el kell ismerni.

Honti Péter
Interauditor Neuner+Henzl Tanácsadó Kft.
ügyvezető