A JÁRVÁNYHELYZET – TÖBB EGYÉB KELLEMETLEN HATÁSA MELLETT – A CÉGEK OPERATÍV VEZETÉSÉNEK MŰKÖDÉSÉBEN IS PROBLÉMÁKAT OKOZ. MI TÖRTÉNIK PÉLDÁUL, HA AZ ÜGYVEZETŐ BETEGSÉG VAGY EGYÉB OK MIATT HUZAMOSABB IDEIG AKADÁLYOZTATVA VAN? HOGYAN LEHET BIZTOSÍTOTT EGY CÉG MŰKÖDŐKÉPESSÉGE AKKOR, HA AZ EGYETLEN VEZETŐ KÜLFÖLDI, ÉS AZ Ő UTAZÁSA A KORLÁTOZÁSOK MIATT NEHÉZSÉGEKBE ÜTKÖZIK? SZERENCSÉRE SZÁMOS MEGOLDÁS LÉTEZIK EZEN PATTHELYZETEK FELOLDÁSÁRA.
Lépések, amiket a társaság tud megtenni
Ha a cég úgy látja, hogy vezető tisztségviselője akadályozott vagy akadályoztatva lehet, mellé új vezető kinevezéséről dönthet. A döntés a legfőbb szerv hatáskörébe tartozik. Ilyenkor értelemszerűen dönteni kell arról is, hogy a két vezető együttesen ír-e alá (ami a fentebb vázolt problémát nem oldja meg), vagy mindkét vezető önálló aláírási joggal bír.
Az akadályozott vezető tisztségviselő akár a cég alkalmazottainak, akár külső személyeknek meghatalmazást adhat. Ilyenkor a meghatalmazott a meghatalmazó vezető nevében jár el. Fontos tudni, hogy ilyen meghatalmazás csak eseti ügyekre adható, általánosan nem.
Lehetőség van arra is, hogy a társaság egyes munkavállalóit az ügyek meghatározott csoportjára nézve (pl. kereskedelmi szerződések aláírása, vagy egyes hatóságok előtti képviselet) aláírási joggal ruházza fel. Ezek a munkavállalók ilyenkor közvetlenül a cég nevében járnak el, de cégjegyzési joguk csak együttes lehet. Ez alól kivétel az úgynevezett cégvezető kinevezése: a cégvezetőnek kinevezett munkavállaló ugyanis általános aláírási joggal rendelkezik, és neki önállóan is adható aláírási jog. A cégvezető pozíciója hasonló ezért az ügyvezetőhöz, de nem minősül vezető tisztségviselőnek, és ezért az ilyen tisztséget betöltő szigorú felelősségével nem kell számolnia.
Lehetőségek, amelyeket a jogszabály biztosít
Egy társaság testületi formában működő vezető szervét (pl. igazgatóságát) megbéníthatja, ha valamely tagja a testület munkájában nem tud részt venni – különösen akkor, ha ezáltal a testület határozatképtelenné válik. A járványhelyzet kezdetén hatályba léptetett szabályok azonban lehetőséget adnak arra, hogy a törvényi minimummal működő testület (azaz egy háromtagú igazgatóság) akkor is tudjon döntést hozni, ha valamelyik tag nem elérhető, akadályoztatva van. Fontos tudni, hogy ez a szabály a veszélyhelyzet megszűnésével hatályát fogja veszíteni. Hosszú távra előre tekintve célszerű lehet ezért az ilyen „kifeszített” létszámmal működő testületet feltölteni, és adott esetben már most kinevezni további tagokat.
A digitális aláírás belépett az életünkbe
Távol levő vezető tisztségviselő esetében a cég nevében való aláírást rendkívül megkönnyítheti a digitális aláírás igénybevétele. Ezek a technikák már a járványhelyzet előtt is léteztek, de ténylegesen bevett alkalmazásukra a járványhelyzet ösztönző hatást gyakorolt.
Több szolgáltató biztosít digitális aláírási lehetőséget. Ezek között meg kell azokat különböztetni, amelyek „egyszerű” aláírásként funkcionálnak azoktól, amelyek minősített aláírásokat képesek létrehozni. Egyszerű aláírást tud biztosítani pl. a DocuSign vagy az Adobe Sign szoftver. Ezek olyan informatikai eszközök, amelyek be tudják azonosítani azok felhasználóját, és aláírás esetén a felhasználó valamilyen azonosítójelét megjelenítik a szerződésen. Ahhoz, hogy a digitális aláírás működni tudjon, az kell, hogy mindkét szerződő fél a szerződést elektronikusan tárolja. Lehetőség van arra is azonban, hogy a két szerződő fél közül az egyik a hagyományos, fizikai módon, a másik meg digitálisan írja alá ugyanazt a szerződést.
Egyes szerződések aláírásához úgynevezett teljes bizonyító erejű okirat forma szükséges, ilyenek például a társasági iratok, banki szerződések stb. Ezek a szerződések digitális úton csak úgynevezett minősített aláírással írhatók alá, amelyeket csak erre felhatalmazott és az úgynevezett e-Ideas EU rendeletnek megfelelő speciális szolgáltatók (pl. Microsec, Netlock) eszköze tud biztosítani. Ezek a megoldások némileg drágábbak, mint az egyszerű aláírás, és azok installálása is általában komplikáltabb.
A távellenjegyzés csodái
Számos okirat érvényességéhez vagy felhasználhatóságához nem elég az, hogy azt a nyilatkozattevő aláírja (akár minősített aláírással), ahhoz ügyvédi ellenjegyzés is szükséges. Ilyenek egyes társasági dokumentumok, de például az ingatlan adásvételi szerződés is. Ezeket a dokumentumokat a klasszikus szabályok alapján ügyvéd előtt kell aláírni, külföldön aláírt dokumentumnál pedig az aláírónak a helyi ország közjegyzőjéhez kell elmennie, és ráadásul a dokumentumot sok esetben úgynevezett Apostille-lal vagy konzuli felülhitelesítéssel kell ellátnia.
A távellenjegyzés lehetősége ebben a tekintetben nagy előrelépést hozott. Megszűntek ugyanis a fenti kötöttségek, és érvényes ellenjegyzésnek minősül az is, ha a dokumentumot aláíró személy az ellenjegyző ügyvéddel folytatott videóbeszélgetés keretében írja alá a dokumentumot, feltéve, hogy az aláíró személyét az ügyfél korábban megfelelően beazonosította, és a felvétel megfelel egyes további, az ügyvédi törvényben előírt feltételeknek. Ezzel egyrészt elkerülhető, hogy az ügyvédnek és az ügyfélnek fizikailag találkoznia kelljen. De legalább ekkora megkönnyebbülést jelent a távellenjegyzés azoknak is, akik a dokumentumot külföldön írják alá: immár nem kell a közjegyzőtől és a konzulátustól időpontot kérniük, hanem az ellenjegyzendő dokumentumok egy pár perces videótelefon során aláírhatóak.
VEZETŐ ÜGYVÉD