Napjaink terjeszkedő, innovatív építőipari beruházó, üzemeltető vállalatainak elengedhetetlen mindennapi eszköze az ERP (Enterprise Resource Planning)


A vállalatirányítási rendszer hatékonyabbá teszi a vállalati ügymenetet, ennek révén megvalósítható a munkafolyamatok pénzügyi ellenőrzése, a projekt eredményességének nyomon követése.

Az ERP költség-hatékonnyá teszi cégének működését, növeli a vállalkozás külső megítélését, ezzel piaci értékét is. Ehhez azonban egy szoftver önmagában nem elegendő, teljes körű megoldást keressünk a hatékonyság elérésére.

A vállalat működésének átláthatóvá tételével érhető el a költséghatékony működés, mely azonban szükségessé teszi a kontrolling koncepciók kidolgozását. A kontrolling feladatok főbb mérföldkövei a tervek készítése, nyomon követése, elemzése, a cash-flow várható alakulásának előrejelzése.

Az ERP rendszerrel precízen és egyszerűen kontrollálhatóak az építőipari vállalatok futó projektjei, nyomon követhető a beruházás minden szakasza. A kontrolling szempontjai alapján elemezhető egy projekt állapota az ajánlat, tervezés fázisaitól a szerződéskötésen és megvalósuláson át, a készenléti állapot folyamatos ellenőrzésén keresztül egészen az iparágra oly jellemző különféle pénzügyi és teljesítési visszatartási garanciák hosszú távú nyilvántartásáig. A projekt kontrolling keretein belül a projekt bármely életszakaszában, folyamatosan ellenőrizhetők az előre meghatározott tervek és tényadatok alakulása, igény szerint rugalmas eltérési tényezőkkel kalkulálva. A tervezési modul lehetőséget nyújt arra, hogy az érték- és mennyiségalapú költségvetési tervek kialakítása a projekt elkészítéséhez szükséges feladatok bontásában készüljenek el. A tetszőleges terv verziók készítése az eredeti terv felhasználásával, annak megőrzése mellett történnek. A tervben – a későbbi munka gördülékenységét elősegítendő – a pénzügyi előirányzatok mellett meghatározható projekt végrehajtásának menete. A futó projektek nyilvántartott adataiból számolja a rendszer a projekt margin értékét. Amennyiben egy projekt költsége túllépi a szerződött, vagy tervezett maximális értéket, azonnal értesítést küld a projekt vezetőinek a margin változásáról. A várható cash-flow tervezése kiemelt szerepet játszik a valódi döntési pozíció megteremtésében, a gazdasági események előrejelzésében. A vállalat szerződéseinek nyilvántartása, nyomon követése termeti meg az előrelátás lehetőségét, a cash-flow előrejelzését. A különböző szempontú likviditási és cash-flow-kimutatások elkészítése tetszés szerint projektenként, vagy munkafolyamatonként is biztosított.

A hatékony és eredményes működéshez a mindennapi munka során folyamatosan illeszkedni kell a kialakult kontrolling koncepcióhoz, amit írásba foglalva az üzemeltetési kézikönyv szabályoz. Ennek a létrehozásában segítséget nyújt az ERP-t bevezető cég, amely kialakítja az általa felhalmozott know-how alapján, az ERP rendszerre épülő, testre szabott folyamati rendet, létrehozza a vállalati üzemeltetési kézikönyvet. A kézikönyv a cég standard működési folyamatait mutatja be az ERP rendszeren belül. Minden felhasználó számára eligazítást nyújt arról, hogy mi a szerepe az ERP szoftvernek a vállalati adminisztrációs folyamatokban, milyen felmerült hiányosságokra, igényekre ad megoldást a bevezetése. A későbbi használat során, új munkatársak betanítása esetén biztos tájékozódási pontot ad a különböző munkakörök / feladatkörök ERP rendszerben való elvégzéséhez. A folyamati rend rendelkezésre bocsátásával a vállalat megkapja a kidolgozott szoftverhasználati szabályzatot, mely magában foglalja a vállalat tevékeny-ségének és folyamatainak összefoglalását, a szoftver bevezetésével elérendő célok meghatározását a felmerült igények alapján, a vállalati adminisztrációs folyamatok ábrázolását, a hozzájuk kapcsolódó szoftver megoldással párosítva. Az üzemeltetési kézikönyvben megfogalmazott koncepció gyakorlati alkalmazása az ERP rendszerben valósul meg. Az ERP szoftver megfelelő funkciói a back office feladatokat ütemezik, automatizálják a vállalat működését és számviteli feladatait, nyomon követik a projektek pillanatnyi állapotát.

A task management-ben ütemezhetők a napi feladatok, melyekhez időpontot rendelve a rendszer emlékezteti a feladat kijelölt felelősét a feladat elvégzésére. Az építőipari ágazat tipikus problémájára – az elmaradt, vagy épp elfelejtett kiszámlázások elkerülésére – megoldás a task management. Szintén a task management látja el a cég úgynevezett workflow feladatainak menedzsmentjét.

Az elvégzett feladatok dokumentálása, a megtörtént események regisztrálása az úgynevezett dokumentum management rendszer feladata, mely nyomon követi az ügyfelekkel és projektekkel kapcsolatos összes eseményt annak jellegétől függetlenül. Ez azt is jelenti, hogy a papír alapú dokumentumok mellett a különböző események (telefonok, megbeszélések) is rögzítésre kerülnek. Az elektronikus úton nyilvántartott, szkennelt bizonylatok, valamint az ügyletekkel kapcsolatos telefonbeszélgetések, faxok és levélváltások, illetve megbeszélések az időpontok és a felelősök feltüntetésével kapcsolhatók az elektronikus bizonylatigazoló funkcióhoz. A dokumentum management rendszerhez kapcsolódik az elektronikus bizonylatigazolás, mellyel a felelősök távoli telephelyről, projekt területről, külföldi irodából is igazolhatják a szkennelt bizonylatokat, szerződéseket, teljesítési jegyzőkönyveket, számlákat. Ezek a dokumentumok az ügyfélnyilvántartás rendszeren keresztül, az ügyfélhez kapcsolva, egy gombnyomásra megtekinthetők, így a szoftver nyomon követi a kapcsolattartás minden mozzanatát. 

Szintén a munkafolyamatok későbbi hatékony nyomon követését teszi lehetővé a szerződések felvitele az úgynevezett szerződés modulon keresztül. Ez a megrendelői és alvállalkozói szerződések, megállapodások nyilvántartását oldja meg. A rendszerben a szerződések értékében, mennyiségében és idejében történő változások is rögzítésre kerülnek. A módosítások okainak regisztrálhatósága teljes körű, részletes és nyomon követhető információt biztosít a várható kötelezettségek és bevételek alakulásáról.  A szerződés elemeinek kialakítása és felépítése építőipari szabványok szerint is meghatározható. Az egyes szerződésben vállalt munkafolyamatok határideje tételenként meghatározható. A szerződések esetleges módosítása meghatározott felhasználói jogosultságok alapján történhet. A megbízásokhoz kapcsolódó pénzügyi garanciák, illetve a vállalkozás rendelkezésére álló banki források nyilvántartása és a munkafolyamatokhoz történő integrálása is megoldható egy jól kiforrott ERP rendszer segítségével. Az ajánlati-, teljesítési-, szavatossági-, illetve bankgaranciák megadása fix vagy százalékos értékben is történhet, igény szerint a szerződés egészére vagy akár csak az egyes tételeire vonatkozóan. Lehetőség van a garanciális időszakok megadására, majd a garanciák lejáratának nyomon követésére, akár több pénzügyi éven keresztül, megkönnyítve a későbbi munkát és meggyorsítva az ügyintézést. Egyes rendszerek kezelni tudják a különböző hitel- és lízingállomány nyilvántartását is. A pénzügyi és számlázási információk nyilvántartása a szerződés és a pénzügyi rendszer összekapcsolásával egyszerűen megoldható. A számlázási információkat a szerződéshez rendelt paraméterek adják meg. A szerződésekhez kapcsolódóan a teljesítési modul segítségével előállíthatók a teljesítési igazolások, napi jelentések a szerződésben rögzített mennyiségek és értékek figyelembevételével. A regisztrált teljesítések jóváhagyása a többszintű jogosultsági rendszer által meghatározott jogosultsági szinten történik, meggyorsítva a folyamatot és elhárítva a hibás teljesítések befogadását. Az alvállalkozói elszámolások bármely időpontban egyedileg és csoportosan is elkészíthetők, az így automatikusan elkészült levelek formátuma megkönnyíti a gyors és egyszerű postázást.  Az ERP rendszert használó vállalkozásoknak lehetőségük van a fenti folyamatokhoz rendelni a megfelelő belső erőforrásokat. Ez emberi erőforrásokat, óradíjas vagy napidíjas gépeket, kisgépeket jelent. Az erőforrás rendszerben rögzíthető az emberi erőforrások teljesítménye, az óradíjas gépek gépműszak jelentése és a kisgépek műszakjelentése, a szerződésben megadott használati események fizethetőségének figyelembe vételével. Ehhez szorosan kapcsolódik a teljesítés-, illetve a szerződésalapú számlázás rendszere. Ez ugyanúgy, mint a követeléseknél és projektszerződéseknél, biztosítja a szerződésekben meghatározott pénzügyi információk alapján történő vevőszámlák egyszerű és gyors elkészítését. A fontos szerepet játszó előlegek és garanciák számlázása egy előre beállított paraméter szerint történik, a beérkezett szállítói számlák az elkészített alvállalkozói elszámolásokhoz, napi jelentésekhez kapcsolhatóak. A rendszer integráltsága folytán az aktuális aging (korosító) kimutatások tetszőleges időpontokra lekérdezhetőek – igény szerint projektenkénti vagy részfeladatonkénti bontásban.

Az építőipari szektor elvárása, hogy a napi teljesítések rögzítése, az erőforrások használata a projekt helyszínről, kihelyezett távoli irodából is lehetséges legyen. Ez biztosíthatja a projekt elemzésekor, a prompt döntések meghozatalakor a naprakész, on-line információk elérését.

A jól felépített ERP szolgáltatás-csomag ennek érdekében a távoli elérés lehetőségét egyszerű, gyors és költségkímélő formában oldja meg. A Hosting szolgáltatás ennek egy bevált és világszerte elterjedt módja. Az ASP jellegű Hosting szolgáltatással az ERP szolgáltatás-csomag szállítója átvállalja a rendszer informatikai üzemeltetését, a folyamatos rendszergazdai feladatokat. Az üzemeltetéssel járó egyéb járulékos költség (áramköltség, biztonság, védelem megoldása) nem a felhasználót terheli. Nincsenek rejtett költségek, egyszerűen tervezhetővé válik a vállalatirányítási rendszer jövőbeni FIX költsége. Az ERP rendszer hely- és időkötöttség nélkül, bárhonnan, bármikor a világhálóról elérhető szolgáltatás (irodából, otthonról, vízről-levegőből).  A felhasználói oldalról nincs szükség speciális háttérteljesítményre, nem kell nagy teljesítményű notebook, vagy erős internet vonal. A szoftver távoli elérése természetesen komoly jogosultsági rendszerhez kötött.  A hosting szolgáltatás környezettudatosságot feltételez, igénybe vételével tudatosan tehet a környezetvédelem és a hatékony energia felhasználás érdekében.

Összességében elmondható, hogy a jól felépített, átgondolt ERP szolgáltatás-csomag egy olyan eszközt ad a vállalat kezébe, mely egységesen, cégre szabottan szabályozza a vállalati adminisztratív folyamatokat, ezeket az ERP rendszerben valósítja meg a dokumentumok, események elektronikus nyilvántartásától, igazolásától az analítikus adatok rögzítésén át egészen a projekt margin figyeléséig, a teljes számvitel lefedésével, a humán előforrástól a főkönyvi mérlegek előállításáig. (Főbb modulok: főkönyv, pénzügy, eszköz, készlet, bér, kontrolling.) A teljes körű ERP szolgáltatás-csomag hosting szolgáltatáson keresztül oldja meg az ERP rendszer elérését.

Arányi Sándor ügyvezető-tulajdonos, ENIAC Computing