Olyan cégtulajdonos remélhetőleg már kevés van Magyarországon, aki nem hallott valamit az úgynevezett ERP, azaz vállalatirányítási rendszerekről. Ezzel együtt az átfogó rend-szerek integrálása a legtöbb esetben még nem történt meg a magántulajdonban lévő magyar közép- és nagyvállalatoknál.


Felmerülhet a kérdés: miért épp most, a költség-csökkentés, leépítés, lefaragás idejében boncolgatjuk egy ilyen rendszer integrálásának lehetőségét? Biztosan a választ is sejtik, és arra gondolnak, hogy a bevezetés, a vállalat működésének, a munkafolyamatoknak az átgondolása idő és pénz. Hiába pótolná az elbocsátott alkalmazottak egy részét az automatizmus, hiába válna hatékonyabbá a működés, hiába tudna új lehetőségeket kiaknázni cége az ERP-nek köszönhetően, egyszerűen nincs most lehetőség a beruházásra. Ezt azonban nem szabad ilyen kategorikusan kijelenteni, hiszen az úgynevezett ASP- Hosting szolgáltatás révén az ERP bevezetés során nincs beruházási költség. A vállalat szemszögéből ez azt jelent, hogy a teljes technológiai környezetet valamint a magasan képzett informatikai szakembereket a Hosting szolgáltatást nyújtó informatikai vállalat biztosítja. A kiépített és működő erőforrásokat hardverberuházás nélkül, csökkentett IT bérköltséggel veszi igénybe a Hosting szolgáltatás mellett döntő vállalat.

Mindezek mellett, egy ERP rendszer nem csupán az elbocsátott alkalmazottak helyett dolgozik, hanem a jól átgondolt működési molldelljének köszönhetően az ERP rendszerek olyan know-how birtokába juttatják a vállalatot, amely kiküszöböli az adott problémákra, működési nehézségekre megoldást nyújtó EGYEDI modell kidolgozásának szükségességét. Az ERP rendszer struktúrája olyan integrált know-how, amely az egyedi igények figyelembevételével önmagában számos ponton optimalizálja a vállalat munkafolyamatati, működését.  Nézzük meg ehhez, hogy az általánosságokon túl, mit nyújthat egy vállalatirányítási rendszer. Az előre konfigurált rendszer célja, hogy mind az időráfordítások, mind az emberi erőforrások felhasználása tekintetében jelentősen csökkenjen a bevezetésre szánt idő és energia. Ezt a célt az úgynevezett üzemeltetési kézikönyv, az SOP (Standard Operation Procedures) létrehozásával érthetjük el. Az SOP magában foglalja az iparág sajátosságaira vonatkozó megoldásokat, melyeket az adott cég működésének struktúrájához finomítva kell felépíteni. A kézikönyv tartalmazza a szervezetnél elvégzendő háttér feladatok folyamatainak leírását és folyamatszemléletű ábrázolását. Ezzel megszületik a vállalatirányítási rendszer váza, melynek alapján a megrendelő a „késztermékhez” hozzájuthat. Természetesen a rendszerek alapja szektor specifikus. Ebből a szempontból három fő kategóriát, iparágat emelünk most ki, melyeknek külön-külön cikket fogunk szentelni a Cégértéklevél következő számaiban.

Egyik ilyen „alapiparág” az építőipar, ahol a széles alvállal-kozói kör szerződéseinek követése és a követelések, kötelezettségek pontos nyomonkövetésének szükséges-sége, valamint a munkafolyamatok komplexitása okán válik fontossá az optimalizálás, illetve a vállalatirányítási rendszer bevezetése.

Az Operation Management & Finance (OMF) vállalat-irányítási rendszer megoldja az építőipari vállalatok futó projektjeinek precíz, egyszerű és folyamatos nyomon-követhetőségét a beruházás minden szakaszában. Az ajánlattól és a tervezés fázisaitól a szerződéskötésen,
a megvalósuláson, valamint a készenléti állapoton át egészen az iparágra oly jellemző különféle pénzügyi, teljesítési és visszatartási garanciák hosszú távú nyilvántartásáig. Példának okáért a projekthelyszínekről érkező teljesítési adatok azonnal feldolgozásra kerülnek, és ha egy beruházás költsége túllépi a szerződött vagy tervezett maximális értéket, illetve ha a kivitelezés egyes szakaszaiban történik költségtúllépés, azonnal értesítést küld a projekt vezetőinek.

Másik „alapiparágnak” tekinthető a folyamatok bonyolult-ságának köszönhetően az ingatlanszektor. Itt érdemes kiemelni az ingatlan üzemeltetéséhez és hasznosításához kapcsolódó bérleti és szolgáltatási szerződések, és az ehhez kapcsolódó feladatoknak BackOffice-ban történő precíz és naprakész nyilvántartását, automatizálását.
A vállalatirányítási rendszer a szerződött bérleti díjak négyzetméter alapján történő, meghatározott időközönként ismétlődő folyamatos számlázását, akár különböző devizanemekben és nyelven kezeli.

Az előbbieknél is szélesebb körben alkalmazható az OMF a szolgáltatási szektorban működő projektszemléletű cégeknél. A projektorientált szolgáltató cégek a szerződéseiken és a task managementen keresztül nyomon követhetik vállalt feladataikat, azok teljesítési határidejét, a számlázási időpontokat. A projekten dolgozó munkatársak időráfordítását, annak belső költségeit, az erőforrás modulból előállítható timesheet rendszerrel menedzselhetik.

Függetlenül az iparági sajátosságoktól a vállalatirányítási rendszer teljes megoldást nyújt a pénzügyi, banki, számlázási, eszköznyilvántartási és bérfeladatok ellátására. Természetesen ezeket a rendszereket is hozzá kell és lehet igazítani az adott vállalathoz, így az alkalmas lesz a legalapvetőbb számviteli és adminisztrációs feladatok ellátására, biztosítja a vállalat mindennapi könyvelését, pénzügyi feladatait, nyilvántartja a használatban lévő eszközök értékét, valamint elkészíti a vállalat hivatalos formátumú kimenő számláit, banki és pénztári bizonyla-tait. A vezetők és a tulajdonosok mindennek köszönhetően nyomon követhetik a különböző költségek és árbevételek alakulását profit centrumonként vagy költségviselőnként, forintban vagy más devizában.
A rendszert kiegészíthetjük a készletek nyilvántartásával és az alkalmazottak bérelszámolásával is. A feladatok külön modulokban helyezkednek el és közvetlen kapcsolatban állnak egymással, ezzel megoldva az egyszeri adatbevitelt. Felhasználva az integráltság előnyét a szoftver kielégíti a különböző levelezési igényeket, automatikusan elkészíti például a szállítóleveleket, egyenlegközlőket, fizetési felszólításokat és kompenzáló leveleket. Az integritás nyújtotta előnyök: egyszeres adatbevitel, kimutatások készítése az összes rendszer adatait figyelembe véve. A többszintű devizanem kezelése mellett többnyelvű kimutatások, mérlegek, számlák, levelezések készítése is egyszerűen lehetővé válik.

A fent említett ASP-Hosting szolgáltatás – távoli alkalmazás-szolgáltatás – révén nem kell vállalatán belül időt és energiát fordítania a központi szerverek üzemeltetésével járó számos feladatra, a modernizálásra, a mentések folyamatos elkészítésére, azok biztonságba helyezésére és a vállalatirányítási rendszer költségei is tervezhetővé válnak. A vállalat különböző telephelyeiről könnyedén elérhetik a regisztrált felhasználók a központi rendszert, a telephelyekről online történik az adatfeltöltés, ezért például nincs a szinkronizálásból adódó időbeli eltérés. Az ASP-Hostinggal mindemellett jelentősen csökkenthető a vállalat informatikai üzemeltetési költsége is. Ilyen például a szigorú jogosultság-kezeléssel összekötött tűzfal, vírus- és behatolás elleni védelem.

Ezek tehát a komplex vállalatirányítás alapvető előnyei, jellemzői, amelyek a Hosting szolgáltatással összekapcsolva beruházás nélkül teremtenek költséghatékony működést. ERP + Hosting = Automatizálás és optimalizálás beruházás nélkül.

(A szükséges források előteremtéséhez az uniós támogatások igénybevétele jöhet még szóba cége méretétől függően. Ez utóbbival is részletesen foglalkozunk majd rovatunkban.)

Arányi Sándor tulajdonos/ügyvezető igazgató, ENIAC Computing